Hoe zorgt Unigarant voor het hart van haar organisatie?

Net zoals computerapparatuur, laat je een specialist de server- ruimte reinigen. Op deze manier elimineer je de risico’s van stof.

De nieuwste koelsystemen, luchtfilters en brandblussystemen, hier wordt uitgebreid naar gekeken én geïnvesteerd voor het onderhouden van een serverruimte. Maar hoe vaak hoor je nou dat de serverruimte wordt schoongemaakt? Laat staan dat een specialistische partij dit doet in plaats van de reguliere schoonmaak of eigen personeel. Bij Unigarant is specialistische ESD-reiniging van de MER- en SER-ruimtes een belangrijk onderdeel voor het waarborgen van haar continuïteit. Stanley, Specialist Huisvestiging bij Unigarant, vertelt ons zijn tien jaar ervaring met deze reiniging.

Stanley je werkt voor de verzekermaatschappij Unigarant, dochtermaatschappij van de ANWB. Wat zijn jouw dagelijkse werkzaamheden?
“Als specialist Huisvestiging heb ik een hele brede functie. Eén van mijn taken is het beheer van het gebouw en de E-/W-installaties. Dit betekent dat ik verantwoordelijk ben voor het onderhoud en in conditie houden van gebouw en installaties. Hierbij houd ik rekening met alle wettelijke vereisten die hiervoor gelden, maar ook met ons eigen bedrijfscontinuïteitsbeleid.”

Een van jouw verantwoordelijkheden zijn de technische ruimtes, zoals de MER- en SER-ruimtes. Kan jij vertellen hoe belangrijk deze ruimtes zijn voor de continuïteit van Unigarant?
“De computerruimte is het hart van onze organisatie en deze wordt met de jaren belangrijker. De servers in de ruimte draaien continue. Unigarant, moedermaatschappij ANWB en haar winkels, zijn allen afhankelijk van de data op deze servers om hun werkzaamheden uit te voeren en klanten te helpen”, vertelt Stanley.

De computerruimte is het hart van onze organisatie. Deze laten wij dan ook door een specialist reinigen om de risico’s van stof te elimineren.

Als een server bij jullie uitvalt, kan dit dus grote gevolgen hebben. Is dit al wel eens gebeurd?
“Ja, maar wel flink wat jaren geleden. Wij hadden destijds een schilder over de vloer die bij een patchkast aan het werk was. Tijdens het opruimen trok hij de stekker eruit om beter te kunnen stofzuigen. Het gevolg? De computer viel een kwartiertje uit en wij hadden zo’n €10.000,- schade.” Dit soort situaties zijn natuurlijk vervelend, maar Stanley bekijkt het positief: “Het zorgt er wel voor dat wij steeds betere maatregelen nemen om de continuïteit van het bedrijf en dus ook binnen deze technische ruimtes te waarborgen. “

Downtime van de servers levert dus schade en een hoop paniek op, ook bij Unigarant. Preventieve maatregelen, zoals koelsystemen, brandblussystemen of specialistische reiniging, moeten dan ook worden genomen om downtime te voorkomen. Jij hebt onder andere gezorgd dat de technische ruimtes twee keer per jaar stofvrij worden gemaakt. Een hele prestatie, want meestal wordt dit vergeten of geen prioriteit aangegeven. Wij zien daardoor vaak serverruimtes die vol staan met dozen of met veel stofwolken. In 2011 hebben jullie THP Clean Datacenter ingeschakeld om de ruimtes stofvrij te maken en houden.

Hoe is bij jullie het idee van deze specialistische reiniging ontstaan?
“In het verleden hebben wij een continuïteitsonderzoek uitgevoerd, waarbij risico’s voor onze core business werden geïnventariseerd. Hierdoor konden wij een aantal risico’s elimineren door bijvoorbeeld te investeren in de hygiëne en veiligheid van de MER- en SER-ruimtes,” aldus Stanley. “Deze ruimtes zijn het hart van je bedrijf en daar moet je goed voor zorgen. Dit betekent dat alleen een kleine kern van mensen, die functioneel in de ruimte moet zijn en de juiste kennis heeft, toegang moet krijgen tot de ruimtes. Net zoals computerapparatuur, laat je dan een specialist de serverruimte reinigen in plaats van de reguliere schoonmaak. Op deze manier elimineer je de risico’s van stof.” Investeren in speciale reiniging is een goede keuze van Unigarant. Stofdeeltjes die zweven bij de patchkasten en serverruimte, kunnen namelijk in de serverapparatuur terechtkomen en kortsluiting of downtime veroorzaken. Deze stofdeeltjes zijn minuscuul en kunnen ontstaan in de serverapparatuur of de ruimte binnenkomen via het personeel.

THP reinigt nu al tien jaar de technische ruimtes bij Unigarant. Kan jij in eigen woorden uitleggen wat wij precies bij jullie doen?
Stanley: ”THP probeert ervoor te zorgen dat de ruimte zo stofvrij mogelijk is. Dit doen zij door op een specialistische wijze de ruimte en server schoon te maken. Daarbij zijn zij alert van de kwetsbare omgeving en zullen niet per ongeluk een kabel eruit trekken of een knop indrukken. De reguliere schoonmaak komt hier niet, want wij mogen niet van hen verwachten dat zij weten hoe zij zich moeten gedragen in zo’n serverruimte”, vertelt Stanley.

Sinds februari 2021 is de ESD-reiniging gewijzigd in een compleet acht stappen reinigingsplan gebaseerd op de ISO 14644-1 klasse 8 cleanroom norm. Dit betekent dat naast de reiniging, ook een training aan het personeel wordt gegeven, regelmatig deeltjesmetingen worden uitgevoerd en kleefmaten bij de ingang worden neergelegd. Kortom, alles om de ruimte zo stofvrij mogelijk te maken én houden.

Waarom hebben jullie gekozen voor dit plan?
“Het schoonmaken van de ruimte laten wij natuurlijk al een aantal jaar doen. Met de jaren doen wij meer kennis op en maken wij van alles mee. Zo hebben wij een aspiratiedetectie-systeem in onze serverruimte staan. Dit systeem meet het aantal stofdeeltjes in de lucht. Het alarm van deze detectie ging ongeveer twee jaar geleden af. Heel gek, want wij lieten twee keer per jaar de ruimte door THP stofvrij maken. Dit kon verschillende oorzaken hebben, zoals slechte reiniging of doordat stof naar binnen was gewaaid tijdens onderhoudswerkzaamheden. Hoe dan ook; ik kon niet aantonen wat precies was gebeurd en daarbij of de reiniging in eerste instantie goed was gebeurd. Dit willen wij niet en zo ontstaat er behoefte aan data en gegevens om de kwaliteit van schoonmaak te beoordelen. THP kwam toen met het idee van het acht stappenplan. Met dit plan kan ik aantonen wat THP precies doet qua reiniging en wat het effect is,” vertelt Stanley.

Ik vind het belangrijk om collega’s te betrekken bij het schoonhouden van de MER- en SER- ruimtes, zodat zij ook weten waarom wij dit doen. Dit hebben wij gedaan via de ‘in-house training’

En hoe bevalt het acht stappenplan?
“Goed! Als onderdeel van het acht stappenplan hebben wij rapportages en een training laten doen. Deze training hebben wij van Bjorn gekregen en zaten een aantal collega’s van de ICT-afdeling bij. Tijdens de training hebben wij het gehad over het belang van de reiniging, wat THP precies doet en hoe ICT hieraan kan bijdragen. Ook was dit een goed moment voor mijn collega’s om aan te geven wat zij van de plannen vonden. Zo creëer je meer bewustwording onder het personeel.

Daarnaast krijgen wij via dit plan meer inzicht over de schoonmaakactiviteiten. Bijvoorbeeld door het uitvoeren van deeltjesmetingen, waarbij het aantal stofdeeltjes in de lucht van de technische ruimte wordt gemeten via een speciaal apparaat. Het resultaat van de laatste algehele rapportage, hebben wij aan de systeembeheerder laten zien. Deze scoorde best slecht. Samen met Bjorn zijn wij gaan kijken waar dit aan ligt. Wij kwamen uit bij de kleefmatten die voor de ingang van de technische ruimtes zijn geplaatst. Iedereen die de ruimte betreedt moet officieel op deze matten lopen om stof en vuil onder de schoenen op te vangen. Onze collega’s liepen echter niet elke keer over de matten. Hierdoor kwam onnodig stof de ruimte binnen. THP komt dan met een oplossing om twee extra kleefmatten neer te leggen, zodat personeel en bezoekers deze niet kunnen vermijden bij binnenkomst. Ik deel deze bevinding ook met de afdeling ICT. Hier wordt positief op gereageerd, wat erg leuk is om te zien! Collega’s gaan over tot actie en attenderen elkaar hierop.”

Het stappenplan is nauwkeurigheid opgesteld en wordt waar nodig aangepast voor een organisatie. In het geval van Unigarant komen alle 8 stappen aan bod.

Welke stappen naast de reiniging zou jij aanbevelen aan een collega?
Stanley: “Het monitoren van de ruimte vinden wij erg belangrijk. Dit gaat via ‘de werkmap’ en ‘onderhoudsrapportage’ waarin alles wordt gedocumenteerd, ‘audit risicobeheersing’ waarmee eventuele risico’s worden vastgesteld en natuurlijk ‘de deeltjesmeting’ om te kijken wat de huidige status in de ruimte is. Ik wil namelijk wel weten hoe schoon de ruimte is en of de frequentie die wij nu aanhouden voor de reiniging genoeg is om aan onze norm te voldoen. Dat kan met deze stappen. Ook vind ik belangrijk om collega’s te betrekken bij dit proces en dat kon via de ‘in-house training’.“

Al tien jaar zorgen THP Clean Datacenter en Unigarant samen voor schone technische ruimtes. Welke waarde heeft THP Clean Datacenter voor jullie?
“Specialistische reiniging maakt deel uit van de reeks maatregelen die wij hanteren om onze bedrijfscontinuïteit en die van onze klanten te garanderen. Hiervoor hebben wij THP Clean datacenter ingeschakeld. Zij focussen zich op werkplek- en computerreiniging. Ik werk al een aantal jaar goed met hen samen. Met als resultaat; de reiniging die wij nu hanteren.”

Over Unigarant

Unigarant is hét verzekeringsbedrijf van de ANWB. Zij zijn actief op de particuliere schademarkt met de merken ANWB en Unigarant op de domeinen mobiliteit, reis, recreatie en in toenemende mate woon.

Unigarant wil de meest sympathieke en eigentijdse verzekeraar zijn die zich onderscheidt door excellente klantbediening, daadkracht in innovatie en oplossingen biedt voor relevante maatschappelijke thema’s. Medewerkers zijn de motor van het bedrijf en maken het verschil met persoonlijk talent. Haar missie is dan ook: ‘Wij verzekeren niet alleen, wij helpen!’

Lees meer
Project delen:
?